Comité international de la Croix-Rouge
- Employé de bureau RH
2013 - maintenant
RESPONSABILITES
Gestion Administrative
* Remettre et expliquer le Règlement d'Entreprise et d'autres directives à l'embauche au personnel, faire accusé réception de tous ces documents avant la signature du contrat afin de prendre le poste, recevoir les documents légaux des nouveaux agents et s'assurer de l'authenticité ;
* Ouverture des dossiers du personnel (électronique et physique) suivi de l'enregistrement et classement, capture photo passeport et conception carte de service biométrique pour les employés de Bunia, Kinshasa, Kisangani, Lubumbashi et Manono ;
* Accomplir des tâches bureautiques diverses (dactylographier, scanner, photocopier, distribution courriers, classement, archivage, listes,...) ;
* Gérer les consommables (cartes vierges, rubans) et l'imprimante des cartes de service ;
* Mise à jour des différents fichiers (ayants droits, personnel, archives, job description, documents de base manquants, etc.) et effectue le suivi des documents manquants auprès des collègues ;
* Veiller à l'ordre et à la confidentialité des documents et du bureau RH;
* Aider les agents à bien remplir le formulaire de l'INSS et avoir la signature du Coordinateur Administratif en vue de l'obtention du numéro de la sécurité sociale de l'employé et déclarer l'INSS chaque mois ;
* Soutien le département RH et transmet les préoccupations des employés ;
* Répondre aux préoccupations des collègues sur base du Règlement du personnel et directives en vigueur ;
* Donner le support à la Responsable RH dans la Gestion des dossiers litigieux/Contentieux ;
* Faire l'intérim de l'assistante et la Secrétaire RH pendant leur absence (congé, maladie,...) ;
* Soutenir au besoin les unités de l'Administration (Finances, Welcome et Bâtiment).
Gestion de Recrutement
* Sélectionner les candidatures (nationaux) reçues dans le système de recrutement du CICR, envoie des CV éligibles au Responsable du département demandeur via l'Assistante RH, convoquer les candidats sélectionnés pour le test écrit, réserver la salle et ordinateurs laptops, installer les ordinateurs à la première heure le jour du test et s'assurer du bon fonctionnement des matériels, recevoir les candidats et surveiller le test, préparer les dossiers (cv+lettre) pour l'entretien/interview en vue d'une étude préalable par les intervieweurs ;
* Organiser le test et l'entretien d'embauche des expatriés sur vidéo-Skype avec le Siège/Genève sans l'assistance des Techniciens IT, fait le rapport à la Responsable RH, scan le test et envoyer au siège(Genève).
Gestion des Archives
* Tenir à jour les dossiers du personnel (± 800 employés) en RDC (étudier, vérifier la conformité et la régularité des documents originaux telques contrats, cahiers des charges, avenants, rapports d'appréciation, certificats, attestations etc ; les enregistrer, classer et archiver;
* Accuser réception de tous les documents originaux reçus des sites après un check d'usage scrupuleux, signaler les irrégularités/erreurs et retourner le récépissé et/ou les documents à régulariser;
* Archiver les dossiers des inactifs tout en veillant sur la présence de tous les documents de fin contrats afin d'éviter les éventuels cas de litiges ;
* Enregistrer tous les dossiers ou documents empruntés par le personnel RH du bureau et s'assurer de leur retour ;
* Avec l'autorisation de la Responsable RH, autorise la consultation de dossiers du personnel par un Manager de l'équipe ou par l'employé lui-même mais sans que les dossiers quittent le bureau jusqu'à la fin de la consultation ;
* Classement et archivage des fiches salaire de chaque mois. ;
Comité international de la Croix-Rouge
- Secrétaire
2012 - 2013
RESPONSABILITES
* Préparer le welcome file pour les nouveaux venus (expatriés), enregistrer dans la base des données Welcome, élaborer les fiches d'identification du Ministère des Affaires Etrangères (MAE) ;
* Faire des réservations des sièges pour des vols locaux et chambres d'hôtel et suivis, préparer les ordres de missions et les faire signé, accomplir des tâches bureautiques (dactylographier, scanner, photocopie, mettre à jour des listes,...) ;
* En l'absence de l'Assistante Welcome et sur supervision de la Responsable, faire les booking des vols Echos, Unhas, suivi et confirmation ;
* Rédige de la correspondance simple et standard. ;
